Google Driveのファイルを共有する場合には変更履歴に注意を！消したはずのデータが見られてしまいます

Google Driveのドキュメントやスプレッドシートなどを使用して資料を作成した後、他の人に共有することってありますよね。

そのときに、共有したくない文章などをドキュメントやスプレッドシートなどから削除した後、共有を行って安心していることってありませんか？

実は、変更履歴を表示させると、消した文章などを見ることが出来てしまう場合があります！！





試しに、Google Drive のドキュメントを使って実験してみましょう。

まず、以下の文章を新規に作成したドキュメントに書き込みます。

次に、真ん中の”見られたくない文章”を削除します。

その状態で、「ファイル」メニューから「変更履歴を表示」をクリックします。

すると、右側に「変更履歴」という画面が現れます。
この状態だと変更履歴は一つ分しか見えないため、右下の「詳細な版を表示」をクリックします。

この操作により、先ほどは一つにまとめられていた変更履歴を、操作ごとの変更履歴として見ることが出来るようになります。

すると、上から二つ目の変更履歴をクリックすると、削除した文章が表示されます。

このように削除したと思っていても、変更履歴として残ってしまっている場合があります。


では、どうやったらこの変更履歴を削除することが出来るのでしょうか？

Google Drive のヘルプによれば、時間が経過した場合やドキュメントサイズが大きすぎる場合には、変更履歴が切りつめられる可能性があるようです。

変更履歴 - ドキュメント エディタ ヘルプ
https://support.google.com/docs/answer/190843?hl=ja

しかしながら、そんな可能性を信じて時間が経つのをまったり、ファイルサイズを増やしたりといったことはできません。

ボタン一つで変更履歴を削除できれば良いのですが、そのような操作は無さそうです。

いろいろと調べてみると、以下のページに変更履歴はドキュメントをコピーするとクリアされるという情報を見つけることが出来ました。

Google Docsの編集履歴に注意 | Livingdeadの日記 | スラッシュドット・ジャパン
http://slashdot.jp/journal/498929/support/bin/support/bin/answer.py?hl=en&answer=37615

早速、ドキュメントをコピーすることで、編集履歴が削除されることを確認してみます。

「ファイル」メニューから「コピーを作成」をクリックします。

新しいドキュメントの名前を入力して、「ＯＫ」ボタンをクリックします。

すると、コピーされて作成されたドキュメントでは、コピー元にあった編集履歴は削除されていました。

以上の操作で Google Drive のドキュメントの編集履歴を削除できることを確認しました。


Google Drive のドキュメントやスプレッドシートなどで作成した資料を他の人と共有する際には、他の人に公開したくない情報が変更履歴内に残っていないことを確認してから公開した方が良いでしょう。

但し、変更履歴の量は膨大なので、いちいちそれらをすべてチェックしていられないと思います。
そのため、Google Drive のドキュメントやスプレッドシートなどで作成した資料を他の人と共有する前に、その資料のコピーを作成し、コピーによって作成した方を他の人と共有するのが安全だと思います。


気軽に情報を共有できる世の中ですが、うっかり重要な情報を漏えいさせないように気を付けていきましょう！