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Dr.ウーパのコンピュータ備忘録

2015年1月6日火曜日

今年発生した年賀状印刷における失敗

イントロダクション

Word+Photoshopで年賀状を作る場合のメリット・デメリット」に記載したように、今年も私は宛名面は Word で作成し、文面は Photoshop で作成しました。

1枚も印刷ミスが無く、うまく印刷出来ることが理想ですが、残念ながら今年も印刷ミスによってはがきを無駄にしてしまいました。


宛名面印刷の背景画像も印刷してしまった

普通に使っていれば起こりえないミスですが、宛名面印刷の背景画像も印刷してしまったというミスが発生しました。

宛名面印刷の背景画像とは、宛名面印刷時に背景に表示される年賀はがきのデザインのことです。

このミスは、Word の印刷オプションの設定を以前変更したことを忘れており、通常は印刷されないものが印刷されてしまったのが原因です。


Word 2010 であれば、「ファイル」メニューの「オプション」で表示される「Word のオプション」ダイアログの中の、「表示」の「印刷オプション」の「隠し文字を印刷する」にチェックが入っているとこのミスが発生します
(標準では、「隠し文字を印刷する」にチェックは入っていません。)

Word 2010 Word のオプション 表示
Word 2010
Word のオプション
表示


以前、隠し文字を印刷したい用途があり、その時に設定を変更したままになっていました。

その結果、年賀はがきの宛名面の元々の印刷(郵便番号の枠や切手、お年玉抽選番号等)の上に、Wordの年賀はがきのテンプレートデザインが上書きで印刷され、年賀はがきとして使い物にならなくなりました。


このミスは、事前に印刷プレビューで確認することで防止できるものでした。

印刷プレビューで年賀はがきの宛名面をチェックすると、Word の年賀はがきのテンプレートデザインは表示されず、住所や氏名などの文字データのみ表示されるのが正常です。

Word 年賀はがき 宛名面 印刷プレビュー
Word
年賀はがき 宛名面
印刷プレビュー


しかし、「隠し文字を印刷する」にチェックが入っていると、Word の年賀はがきのテンプレートデザインも印刷プレビューで表示されるため、それをチェックすることで、印刷する前に設定がおかしいことに気づくことができます。


発生を防止できたミス

一方、事前に印刷予定データをチェックすることで、発生を未然に防止できたミスもありました。


住所欄が狭く、一部見えない状態になっていた

年賀はがきの送り先の住所欄が狭いことに起因して、送り先の住所の最後の部分が見えない状態になっていたものがありました。

一部がかけた住所 「さし」のあとに「すせそ」があるが表示領域が狭く、表示されていない
一部がかけた住所
「さし」のあとに「すせそ」があるが表示領域が狭く、表示されていない


フォントサイズを小さくすることや、送り先の住所欄を広げることで、送り先の住所が全て印刷できるように修正しました。


名前が2重に表示されていた

住所録ファイルがおかしくなっていたのか、差し込み印刷の設定がおかしくなっていたのか分かりませんが、送り先の相手の氏名が横に2重に表示されていました。

2重に表示されている氏名 左側の不要な氏名を削除することで、正常に印刷できるように修正
2重に表示されている氏名
左側の不要な氏名を削除することで、正常に印刷できるように修正


本来表示されてはならない部分に表示されていた送り先の相手の氏名を削除することで、正常に印刷できるように修正しました。


事前に印刷データ・印刷プレビューをチェックすることの重要性

年賀はがきの印刷に失敗すると、通常のインクの消耗のみならず、年賀はがき自体を無駄にしてしまいます。

年賀はがき自体を無駄にといっても、年賀はがきを書き損じた場合には、所定の手数料を支払えば新しい年賀はがきと交換することが可能です。しかしながら、それには手間とコストがかかってしまいます。

書き損じはがきの交換 - 日本郵便
http://www.post.japanpost.jp/service/standard/kaki_sonji/

書き損じたはがきは交換してもらえますか? - 日本郵便
http://www.post.japanpost.jp/question/40.html

国内の料金表(主な手数料) - 日本郵便
http://www.post.japanpost.jp/fee/simulator/kokunai/charge.html


そのため、なるべく事前に印刷データや印刷プレビューを確認することで、失敗しないように気を付けることが重要です。






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