Google Driveの共有ファイルを共有相手が見たかどうかを知る方法

イントロダクション

Google Drive で共有しているファイルを、共有相手が見たかどうかを知りたいことってありますよね。

そんな時に、使えるかもしれない方法についてご紹介します。

Google Driveの共有ファイルを共有相手が見たかどうかを知る方法

共有相手が一人の場合

Google Drive のドキュメントやスプレッドシート、プレゼンテーション、図形描画などでは、ファイルの共有相手とチャットできる機能が実装されています。

その機能を活用して、Google Drive の共有ファイルを、共有相手が見たかどうかの判定に使用します。

共有ファイルを開いた状態で、相手が共有ファイルを開くと、チャットボタンが表示される

共有ファイルの右上に、次のようなボタンが配置されています。

Google Drive
ファイルを表示したページの右上のボタン類

共有ファイルを開いた状態で、相手が共有ファイルを開くと、以下のようなチャットボタンが左側に表示されます。

Google Drive
ファイルを表示したページの右上のボタン類

左側にチャットボタンが表示されている

このチャットボタンは、相手が共有ファイルを閉じたとしても、ファイルを開き続けている限り表示され続けるので、これを"Google Driveの共有ファイルを共有相手が見たかどうかを知る"ために使用します。


つまり、チャットボタンが表示されている場合には、共有ファイルを相手が見たと判断し、チャットボタンが表示されていない場合には、共有ファイルを相手が見てないと判断します。

表. 共有ファイルの既読/未読とボタンの状態の対応表

	ボタンの状態
相手が共有ファイルを見た	Google Drive ファイルを表示したページの右上のボタン類 左側にチャットボタンが表示されている
相手が共有ファイルを見ていない	Google Drive ファイルを表示したページの右上のボタン類

共有相手が複数人の場合

さて、上記のチャットボタンによる、共有ファイルの既読の判定では、共有相手が一人の場合には有効ですが、共有相手が複数人の場合には、誰が見たのか判定することができません。

そこで活用するのが、チャットのログです。


チャットのログには、誰かが共有ファイルを開いたと同時に、チャットに参加したことが記録されます。

また、誰かが共有ファイルを閉じた場合には、チャットから退出したことが記録されます。

Google Drive の共有ファイルのチャット履歴

チャットへの参加/退出のログが記録される
[共有相手の名前] さんがグループチャットに参加しました。
[共有相手の名前] さんがグループチャットから退出しました。

従って、そのチャットへの参加/退出ログに表示される名前を見て、共有ファイルを誰が見たのか特定することができます。

注意事項

なお、Google Drive のチャットボタンは、相手が意図的にチャットにメッセージを残していない限り、ファイルのページを閉じたり、リロードしたりすると消えてしまいます。

また、参加/退出ログもファイルのページを閉じたり、リロードしたりすると消えてしまいます。更に、相手が意図的にチャットにメッセージを残していない場合、相手が共有ファイルにアクセスしてから、時間が経過すると、チャットボタンがグレー表示になり、参加/退出ログが見れなくなる場合もあります。

Google Drive
ファイルを表示したページの右上のボタン類

左側にチャットボタンが表示されているが、
グレー表示になっており、チャット画面を開くことができない

そして、ファイルのページを閉じている状態で相手がアクセスした場合には、相手が意図的にチャットにメッセージを残していない限り、チャットボタンは表示されず、参加/退出ログは記録されません。


つまり、Google Driveの共有ファイルを共有相手が見たかどうかを知るには、対象の共有ファイルを開きっぱなしにして、かつ、パソコンをつけっぱなしにして、ネットワークもつなぎっぱなしにしておく必要があります。

更に参加/退出ログを知るためには、チャットを表示状態にしておく必要がありますが、共有ファイルに誰かがアクセスしないとチャットの表示ボタンが表示されないので、誰かがアクセスしたらすかさずチャットを表示するようにします。
（なお、チャットを表示状態にしておいたら、長時間放置してもログやウィンドウが消えないのかどうかはチェックしていませんので、注意してください。）

共有ファイルを見たかどうかを確実に知るには、相手に連絡を貰うのが確実

以上のように、チャットボタンの表示状態や、チャット履歴を見ることで、Google Driveの共有ファイルを共有相手が見たかどうかを知ることができます。


しかしながら、共有ファイルを見たことを確実に通知してもらいたい場合には、相手から何らかの手段により連絡を貰うのが確実です。


共有ファイルの未読/既読判定の重要性に応じて、チェック方法を変えてみてください。